PRIVACY VERKLARING (GDPR) van Petanque Club Dilbeek VZW (hierna genoemd PCD)
PCD hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze Privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. PCD houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Europese Unie - GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als PCD zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
Petanque Club Dilbeek VZW
D’Arconatistraat 3
1700 Dilbeek
[email protected]
Functionaris voor gegevensbescherming: Dirk Demeyere, Clubsecretaris
Contactpersoon: Yves Dessein, Verantwoordelijke voor media
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom
Uw persoonsgegevens worden door PCD verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden, waaronder o.a.:
- het nakomen van onze sportieve verplichtingen ten opzichte van de verschillende Sportbonden waarin onze competitieploegen deelnemen gekoppeld aan het inzetten van onze leden (verzekeringsplicht, deelname aan competities, aanvragen van spelerslicenties, enz);
- het plannen van ledenactiviteiten en het contacteren van en communiceren met leden in dat kader;
- het betalen van kostenvergoedingen aan leden;
- kunnen deelnemen aan de activiteiten van PCD;
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
- Het omkaderen en begeleiden van leden ( bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde leden) alsook het relatiebeheer naar leden toe;
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid;
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum, nationaal nummer, telefoonnummer, e-mailadres in functie van communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding
- Over het verrichte ledenwerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen
- Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.)
- Kopie verblijfstitel of –document / bewijs van recht op materiële opvang, zodat organisatie mogelijkheid van ledenwerk kan bewijzen bij controle
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.
Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat PCD ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent bijvoorbeeld:
- Verjaardagen
- Gegevens m.b.t. uitkeringsgerechtigdheid (i.f.v. begeleiding bij meldingsplicht)
Van de leden wordt verwacht dat zij elke wijziging van hun persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan PCD.
Volgende gegevens worden ten slotte verwerkt nadat ze elders dan bij de leden zelf zijn verkregen zoals:
- De videobewakingsbeelden die gemaakt worden met camera’s op de terreinen en in het clublokaal van PCD. Deze beelden zullen echter nooit gepubliceerd worden of doorgegeven aan derden behoudens aan vertegenwoordigers of afgevaardigden van de Politie (federale of lokale) en/of het gerecht en na voorlegging van uitdrukkelijke schriftelijke vraag.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Verwerken en bijhouden van foto’s
Het is tevens gebruikelijk dat PCD digitale fotografische reportages neemt of door derden laat nemen van clubactiviteiten waarop onze spelers en/of andere genodigden en occasionele bezoekers kunnen worden gefotografeerd. Deze reportages kunnen ten allen tijde door PCD worden gepubliceerd op haar website (www.pcdibeek.be of www.pcdilbeek.com) en/of nieuwsbrieven van welke aard dan ook zonder voorafgaand akkoord van de op de foto’s zichtbare personen.
Het is aan iedereen echter vrij om schriftelijk te eisen dat PCD de desbetreffende foto’s van haar website en, indien mogelijk, uit haar bestanden zo spoedig mogelijk verwijdert.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij uitzonderlijk aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het aanvragen van spelerslicenties bij de verschillende Petanque bonden waarin PCD zich manifesteert.
Zo maken wij o.a. ook gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloud systeem);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, CRM systeem);
- het verzorgen van fotografische en/of video reportages;
- het verzekeren van onze leden;
- het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
- boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen);
Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of dat wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket, persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten uitvoert op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de ledenwet in het algemeen en/of het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook wettelijk verplicht deze gegevens over te maken.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens slechts met andere dan hierboven vermelde derden delen, indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en/of om deze te allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
PCD zal tenslotte nooit uw gegevens delen met of doorgeven aan derde partijen voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen echter niet aansprakelijk worden gesteld voor feiten die buiten onze wil en ons weten om worden gestolen of buit gemaakt door malafiede derde partijen die hiervoor ongeoorloofde technieken gebruiken of gebruikten zoals hacking, oplichting, of enige andere computer gerelateerde electronische diefstal van gegevens.
Bewaartermijn
PCD bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het ledenwerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door PCD dit rechtvaardigt.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens PCD van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag te allen tijde eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking. Deze eis tot wissen zou in bepaalde gevallen echter kunnen leiden tot de noodzaak van een volledige en onmiddelijke annulatie van uw lidmaatschap bij PCD omdat deze immers zou kunnen betekenen dat wij hierdoor in de onmogelijkheid komen om onze verplichtingen tegenover de overheid en/of de Bond niet meer kunnen garanderen.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon. tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
U dient echter rekening houden met het feit dat door zo'n intrekking, uw lidmaatschap in PCD en uw deelname aan de competities waarin zij uitkomt, stante pede onmogelijk kunnen worden gemaakt!.
Bovenaan dit privacy statement staat vermeld hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), die de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming is, of om een procedure in rechte aan te spannen.
Wijziging privacy statement
PCD kan zo nodig te allen tijde haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website of via een omzendmail. De laatste wijziging gebeurde op 13 februari 2019.
Bekrachtigd door de Raad van Bestuur van PCD op 13 februari 2019.
De Voorzitter, Francis Tratsaert